Comment être plus efficace au travail
Dans le contexte actuel difficile, la pression dans le monde du travail est particulièrement forte. Quiconque ayant un emploi à temps plein sait que la journée de travail n'est pas toujours suffisamment longue pour boucler tout ce que vous devez faire. Cela dit, vous pouvez fortement augmenter votre productivité en adoptant des habitudes visant à vous faire travailler plus efficacement. Une personne efficace au travail exploite chaque minute de sa journée, portant une plus grande attention aux tâches les plus importantes en premier. Être efficace au travail ne signifie pas seulement améliorer sa productivité, cela engendre également une meilleure appréciation de la part de votre patron. Cela va également vous apporter une complète satisfaction, étant convaincu que vos journées sont complètes et hautement productives.
La concentration
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Un espace de travail propre et bien rangé. Il est parfois très simple d'améliorer son efficacité au travail : rangez votre espace de travail. Un bureau désordonné est un espace de travail qui nuit à votre productivité. Si vous avez constamment du mal à trouver vos fournitures de bureau et accessoires ou même des documents spécifiques dans un tas de papier, vous gaspillez sérieusement votre temps. Ne gardez sur votre bureau que les choses dont vous avez besoin tous les jours et mettez à l'écart, mais pas trop loin, le reste.
- Si vous travaillez dans un bureau, organisez votre espace de travail et votre bureau de telle manière à trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Si vous ne travaillez pas dans un bureau, faites de même. Par exemple, si vous travaillez dans un magasin de réparations de vélos, rangez vos outils et organisez-les de telle manière à les trouver dès que vous en avez besoin. Tout doit être à portée de main. Un espace de travail mal agencé provoque un certain désagrément. Nous bénéficions tous des bienfaits d'un espace de travail propre et dégagé.
- Tout employé de bureau et ceux qui manipulent chaque jour un nombre colossal de documents doivent avoir un système de rangement logique et organisé. Gardez à portée de main les documents que vous utilisez régulièrement. Rangez les autres documents soit par ordre alphabétique soit selon votre propre logique.
Ayez suffisamment de fournitures de bureau. Assurez-vous que vous avez les outils nécessaires pour accomplir votre travail. Dans un bureau, cela signifie que vous devez avoir sous la main les fournitures de base comme un perforateur, une agrafeuse, une calculatrice, etc.. Hors d'un bureau, les fournitures sont très différentes, mais les principes fondamentaux restent les mêmes : posséder à portée de main les choses dont vous avez besoin pour travailler efficacement, avant même de commencer à travailler. Les scientifiques qui travaillent sur des applications de création de graphiques complexes comme les mécaniciens qui utilisent des clés à douilles sont plus qu'heureux d'avoir leurs outils prêts et rangés qui les attendent.
- Cela signifie aussi qu'il faut préparer les recharges et l'approvisionnement en fournitures dont vous avez besoin, comme des agrafes pour l'agrafeuse, des clous pour les menuisiers, des craies pour les profs, etc.
- Vérifiez que vos outils sont en excellentes conditions. Un seul outil cassé peut vous faire perdre de précieuses minutes inutilement et vous risquez ainsi de retarder les autres tâches, si vous ne pouvez plus avancer. Économisez votre temps en vérifiant régulièrement, en nettoyant régulièrement et en prenant soin de vos outils de travail.
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Prévoyez une organisation sans faille. Jusqu'à maintenant, vous vous êtes toujours contenté du « au jour le jour », sans organisation, sans planification ? Aujourd'hui, votre efficacité au travail augmentera drastiquement si vous vous organisez grâce à un agenda. Un agenda est un outil bien utile pour planifier vos tâches et optimiser votre organisation. Papier ou numérique, il faut que vous en choisissiez un seul, qui comprenne toutes vos tâches, pour être réellement efficace. Si vous le souhaitez, complétez éventuellement avec un calendrier au bureau ou dans votre espace de travail pour les objectifs à plus long terme. Si vous avez plusieurs agendas ou des morceaux de papier volants (que vous allez perdre de toute façon), vous commencez à vous compliquer la vie. L'important étant de toujours se référer au même endroit pour savoir ce qui suit dans la journée, dans la semaine ou le mois en cours.
- Organisez vos journées, en faisant une liste de « choses à faire » pour chaque jour. Commencez par les tâches urgentes, pour qu'elles aient plus de chances d'être réalisées. Positionnez les tâches peu importantes à la fin de cette liste de « choses à faire ». Le matin, commencez par les choses à faire en haut de la liste. Si vous n'avez pas réalisé toutes ces choses qui constituent la liste à la fin de la journée, reportez ces éléments inachevés au lendemain.
Identifiez les éléments qui vous font perdre votre temps et éliminez-les.Chaque lieu de travail possède ses propres distractions. Vous pouvez tomber sur un collègue particulièrement bavard qui n'arrête pas de vous distraire. D'autres collègues peuvent être si silencieux que ça en devient malsain où le moindre bruit vous sort de votre concentration. Veillez à améliorer votre concentration. Si votre travail vous le permet, écoutez votre MP3. Vous pourriez même demander à vos collègues de ne pas vous déranger et ensuite afficher des mots à votre poste de travail « en pleine concentration ». Cela peut sembler discourtois, mais faites-les comprendre qu'il s'agit d'un moyen simple et efficace pour qu'on vous laisse seul pendant que vous travaillez. N'oubliez pas que vous pouvez socialiser et raconter tout ce que vous avez sur le coeur plus tard, lors les breaks et pendant les pauses déjeuner.
- Une erreur extrêmement courante est de ne pas pouvoir résister et de surfer sur Internet, qui propose un nombre incalculable de distractions qui nous font perdre beaucoup de temps. Une étude montre que près des deux tiers des travailleurs perdent du temps sur des sites ne sont pas du tout liés à leur travail, et ce, « tous les jours ».[1]Par chance et grâce à certains navigateurs, il est possible de télécharger gratuitement des logiciels qui améliorent la productivité en bloquant l'accès a certains sites Internet problématiques. Tapez « logiciel gratuit pour bloquer des sites internet » sur votre moteur de recherche et il est presque certain qu'il y aura des options gratuites à télécharger.
Faites vos affaires personnelles pendant les pauses. Bizarrement, pour être plus efficace au travail, il faut savoir faire des pauses. Tout d'abord, faire une pause signifie vous offrir un repos bien mérité. Sans ce repos, vous sentirez la fatigue, donc vous travaillerez plus lentement ou moins efficacement. Deuxièmement, les pauses vous procurent un moyen de vous distraire. Profitez de vos pauses pour faire tout ce qui vous déconcentrerait des tâches à faire. S'il vous arrive, pendant vos heures de travail, de vous souvenir d'un ami ou une personne de votre famille que vous devez appeler, faites une pause et appelez cette personne. Sinon vous risquez de ne plus être concentré sur votre travail et de penser uniquement à appeler cette personne !
